Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Eventkoordinationsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leder efter en struktureret og serviceminded Eventkoordinationsassistent, der kan støtte planlægning, koordinering og afvikling af arrangementer i høj kvalitet. I denne rolle bliver du en vigtig del af teamet og bidrager til, at events gennemføres effektivt, professionelt og i overensstemmelse med både kundens forventninger og virksomhedens standarder. Stillingen passer til en person, der trives i et dynamisk miljø, kan holde overblik over mange detaljer samtidig og har lyst til at arbejde med både administrative opgaver og praktisk eventafvikling.
Som Eventkoordinationsassistent vil du arbejde tæt sammen med projektledere, leverandører, kunder og interne interessenter for at sikre, at alle dele af et arrangement hænger sammen. Du vil hjælpe med tidsplaner, deltagerlister, booking af lokationer, koordinering af udstyr, kontakt til samarbejdspartnere og opfølgning på deadlines. Rollen kræver gode kommunikationsevner, stærk organisatorisk sans og evnen til at bevare roen, når tempoet er højt, eller planer ændrer sig med kort varsel.
Du vil også få ansvar for at understøtte budgetopfølgning, dokumentation, mødeplanlægning og praktiske forberedelser før, under og efter events. Det kan omfatte alt fra at indhente tilbud og bekræfte leverancer til at sikre korrekt skiltning, registrering af deltagere og evaluering efter arrangementets afslutning. En vigtig del af jobbet er at være løsningsorienteret og proaktiv, så potentielle udfordringer opdages og håndteres, før de påvirker deltageroplevelsen.
Vi søger en kandidat, der har interesse for eventbranchen og motiveres af at skabe gode oplevelser for andre. Du behøver ikke nødvendigvis at have mange års erfaring, men du skal have en professionel tilgang, være detaljeorienteret og kunne samarbejde med mange forskellige mennesker. Erfaring med administrative systemer, kalenderstyring, kundekontakt eller koordinering vil være en fordel.
Hos os får du mulighed for at udvikle dine kompetencer inden for eventplanlægning, kundeservice, logistik og projektstøtte. Du bliver en del af et engageret arbejdsmiljø, hvor samarbejde, fleksibilitet og kvalitet er centrale værdier. Hvis du kan lide at arbejde med mange opgaver på én gang, tage ansvar for detaljer og bidrage til vellykkede arrangementer fra idé til gennemførelse, kan dette være den rette mulighed for dig. Vi søger en person, der er pålidelig, positiv og klar til at yde en ekstra indsats, når det er nødvendigt for at sikre en stærk og professionel eventoplevelse.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Assistere med planlægning og koordinering af events fra start til slut
- Udarbejde og opdatere tidsplaner, deltagerlister og arrangementsdokumenter
- Koordinere kontakt med leverandører, lokationer og eksterne samarbejdspartnere
- Støtte opsætning, registrering og praktisk afvikling på eventdagen
- Følge op på bookinger, leverancer og aftalte deadlines
- Bidrage til budgetopfølgning og indhentning af tilbud
- Håndtere administrative opgaver, mødebooking og intern kommunikation
- Sikre en professionel deltageroplevelse før, under og efter arrangementer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med koordinering, administration eller kundeservice er en fordel
- Stærke organisatoriske evner og sans for detaljer
- Gode kommunikationsfærdigheder på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Evne til at arbejde struktureret under tidspres
- Fleksibel tilgang til arbejdstider i forbindelse med events
- Kendskab til Microsoft Office og digitale planlægningsværktøjer
- Evne til at samarbejde med mange forskellige interessenter
- Positiv, serviceminded og løsningsorienteret arbejdsstil
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med planlægning eller koordinering af arrangementer?
- Hvordan sikrer du overblik, når du arbejder med mange opgaver samtidig?
- Har du erfaring med kontakt til leverandører eller kunder?
- Hvordan håndterer du ændringer i sidste øjeblik under et event?
- Hvilke administrative systemer eller værktøjer har du arbejdet med?
- Hvad motiverer dig ved at arbejde i eventbranchen?
- Er du fleksibel i forhold til arbejdstider ved arrangementer?
- Hvordan bidrager du til en god oplevelse for deltagere og samarbejdspartnere?
